در بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزاری، برای سرعت‌بخشیدن به عرضه محصول، گاه کدهایی نوشته می‌شود که در بلندمدت، هزینه‌های سنگینی به همراه دارد. این پدیده که اصطلاحاً «بدهی فنی» نامیده می‌شود، نشان می‌دهد تیم‌ها برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت، کیفیت را قربانی می‌کنند. جالب اینجاست که مفهومی مشابه در حوزه مدیریت منابع انسانی و رفتار سازمانی نیز وجود دارد. «بدهی مدیریتی» یا به تعبیر جامع‌تر «بدهی ساختاری» زمانی شکل می‌گیرد که مدیران، به‌جای حل ریشه‌ای مشکلات، تصمیمات آسان و موقتی می‌گیرند که بعدها اثرات منفی خود را نشان می‌دهد. در این مقاله، با الهام از کتاب «سختی کارهای سخت» نوشته بن هارویتز (Ben Horowitz)، برخی از مهم‌ترین مصادیق بدهی ساختاری را بررسی می‌کنیم و نشان می‌دهیم چگونه می‌توان با پیش‌بینی و طراحی «ساختار سازمانی» مناسب، از انباشت این بدهی‌های مدیریتی جلوگیری کرد.
۱) بدهی فنی: نقطه‌ی شروع مفهوم بدهی
در دنیای نرم‌افزار، «بدهی فنی» زمانی به وجود می‌آید که یک تیم برای لانچ سریع‌تر محصول، استانداردهای لازم را کنار می‌گذارد. این کدهای به‌اصطلاح «کارراه‌انداز» در کوتاه‌مدت مشکلی ایجاد نمی‌کنند، اما در آینده چالش‌های اساسی برای تیم فنی و محصولی پدید می‌آورند، زیرا اصلاح آن‌ها زمان و هزینه بیشتری می‌طلبد. به تعبیری، همچون دریافت وامی با بهره بالا است که باید روزی بازپرداخت شود.
۲) از بدهی مدیریتی تا بدهی ساختاری
- بن هارویتز در کتاب خود، «سختی کارهای سخت»، به مفهوم «بدهی مدیریتی» اشاره می‌کند؛ جایی که عدم تمایل مدیر به مواجهه با کارهای دشوار، نهایتاً سازمان را درگیر مشکلات بزرگ‌تری می‌سازد.
- این قبیل تصمیمات، ریشه در رفتار سازمانی و ضعف در مدیریت عملکرد دارد. وقتی مدیران از گفت‌وگوهای سخت می‌هراسند یا نمی‌توانند اولویت‌ها را شفاف کنند، عملاً نوعی «بدهی ساختاری» شکل می‌گیرد. این بدهی مدیریتی یا ساختاری در درازمدت هزینه زیادی برای فرهنگ سازمانی ایجاد می‌کند و جبران آن دشوار خواهد بود.
۳) نمونه‌های بدهی ساختاری در سازمان
الف) داشتن دو پادشاه در یک اقلیم
یکی از مصادیق بارز بدهی ساختاری، جایی است که مدیر، به هر دلیلی، نمی‌خواهد فرد اصلی مسئول یا مالک کاری را به‌صورت واضح تعیین کند. با این تصمیم، همه افراد ظاهراً هم‌سطح می‌شوند اما در عمل هیچ‌کس پاسخ‌گو نیست. نتیجه معمولاً ایجاد تنش، حسادت و احساس بی‌عدالتی در میان اعضای تیم و در نهایت، شکست آن پروژه یا وظیفه است.
ب) افراط در جبران خدمات کارمند کلیدی
گاهی افراد کلیدی تیم با پیشنهاد کاری بهتری مواجه می‌شوند و برای ماندن، درخواست حقوق بیشتری می‌کنند. اگر مدیر برای حفظ آن‌ها، ساختار سازمانی و نظام جبران خدمات را زیر پا بگذارد، هم هزینه‌های سازمان افزایش می‌یابد و هم حس عدالت از بین می‌رود. بدین ترتیب، مدیر ناخواسته الگویی را شکل می‌دهد که هرکس بخواهد حقوق بالاتری بگیرد، به دنبال فرصت بهتر خواهد رفت تا ابزاری برای چانه‌زنی داشته باشد.
ج) نبود فرایند مدیریت عملکرد و ارائه بازخورد
یکی از اصول رفتار سازمانی، ارائه مداوم بازخورد و برگزاری جلسات منظم مدیریت عملکرد است. بااین‌حال، بعضی مدیران به دلیل راحت‌طلبی یا ترس از ایجاد تنش، از گفت‌وگوهای چالشی اجتناب می‌کنند. نتیجه، شکل‌گیری تیمی با عملکرد ضعیف است که آرام‌آرام حاشیه‌نشین می‌شود و بهره‌وری سازمان را کاهش می‌دهد.
د) نگه داشتن فردی با رفتار سازمانی ضعیف فقط به خاطر عملکرد
اگر کارمندی از نظر مهارت فنی یا فروش عالی باشد اما فرهنگ سازمانی را به چالش بکشد، حضور وی در تیم اثرات مخربی دارد. در درازمدت، این فرد می‌تواند به پیکره فرهنگ سازمانی و روحیه همکاران آسیب وارد کند. استمرار در نگهداری چنین نیرویی، مصداقی از «بدهی مدیریتی» است که دیر یا زود سازمان ناچار به تسویه آن خواهد شد.
ه) همکاری با نیروی ضعیف به خاطر نبود جایگزین مناسب
ترس از اینکه کار زمین بماند نیز از عوامل مهم شکل‌گیری بدهی ساختاری است. استخدام یا همکاری ادامه‌دار با فردی که توانایی کافی ندارد یا فرد مناسبی برای آن کار نیست، ممکن است در کوتاه‌مدت کارتان را پیش ببرد اما در بلندمدت، هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل می‌کند. این هزینه‌ها می‌تواند از افت کیفیت محصول گرفته تا نارضایتی مشتریان و کاهش روحیه تیم گسترده باشد.
۴) ساختار سازمانی و ضرورت پیشگیری از بدهی ساختاری
راهکار اصلی برای جلوگیری از انباشت بدهی ساختاری، ایجاد «ساختار سازمانی» شفاف و تدوین فرآیندهای محکمی در حوزه مدیریت منابع انسانی و مدیریت عملکرد است. مدیران باید به موقع مشکلات را شناسایی کنند و با برقراری اصولی روشن برای تصمیم‌گیری، مانع از شکل‌گیری این قبیل بدهی‌ها شوند. برخورد قاطع و منطقی با مسائل سخت مدیریتی، سبب می‌شود که هزینه‌های آینده مدیریت به حداقل برسد و فرهنگ سازمانی در مسیر درستی هدایت شود.
در نهایت باید گفت «بدهی فنی» محدود به دنیای نرم‌افزار نیست. همان‌طور که مدیران فنی ناچارند کیفیت کد را بهبود دهند و استانداردها را بازگردانند، مدیران سازمان‌ها نیز باید «بدهی مدیریتی» یا «بدهی ساختاری» را به‌موقع شناسایی و تسویه کنند. در غیر این صورت، سرمایه‌های انسانی و فرهنگی سازمان متحمل ضررهای جبران‌ناپذیری خواهند شد. با طراحی و اجرای ساختار سازمانی اصولی و پیاده‌سازی فرآیندهای منظم مدیریت عملکرد، می‌توان از انباشت این بدهی‌ها جلوگیری کرد و یک فرهنگ سازمانی سالم و ثمربخش را شکل داد.